راهنمای ارزیابی و انتخاب ERP برای سازمانها

انتخاب یک سامانه نرم افزاری ERP در واقع کار ساده ای نیست و از مراحل پیچیده ای برخوردار است و پیچیدگی آن بدلیل جزییات زیادی است که باید در نظر گرفته شود . بنابراین تمرکز بر چند نکته کلیدی در فرایند ارزیابی و انتخاب از اهمیت خاصی برخوردار می‌شود. فراموش نکنید یک سازمان آگاه و از پیش آماده  از منافع ERP بهره بسیار بیشتری می برد. بنابراین دانش و تعامل اثربخش را می توان عناصر اصلی چنین ارزیابی هایی بشمار آورد.
جهت مشاهده کامل مقاله بر روی کلید ادامه متن کلیک کنید......

معرفی ERP 
ERP سامانه نرم افزاری یکپارچه ای است که برای رشد و مدیریت کسب و کار پیش بینی می شود و مجهز به ابزار پشتیبان تصمیم گیری مدیریتی برای همه سازمانها است. سهولت و سرعت در دسترسی اطلاعات از نتایج مهم استفاده آن است. افزایش اثربخشی در کارکرد افراد و میزان توانایی در پاسخگویی ، و همچنین مدیریت بهینه جریان اطلاعات در سرتاسر سازمان نیز از دیگر نتایج استقرار این سامانه است . ایجاد هماهنگی در بروز رسانی کلیه اطلاعات سازمان که از ویژگی مهمERP است، نقش مستقیم در آگاه سازی کارکنان در تمامی سطوح از وضعیت سازمان  دارد .
در ضمن کنترل فعالیتها برای مدیران بنحو دقیق تر و تصمیم گیری نیز بطور آگاهانه تر صورت می گیرد.

در چه شرایطی باید ERP با سطح سازمانی انتخاب شود ؟
در صورت مواجه شدن با هریک از شرایط زیر باید به استقرار ERP و یا ارتقای نوع فعلی آن اقدام کرد:
• رشد سریع و یا غیر قابل کنترل سازمانی
• شرایط مبهم مالی و یا هزینه های غیر قابل کنترل
• انبار هایی نامتوازن با تولید
• دوباره کاری و یا موازی کاری
• نیازهای شدیدا در حال تغییر مشتریان
• نیاز به افزایش بازدهی
• تاثیر منفی ERP فعلی مستقر در سازمان بر روند رشد
• عدم توانایی در برآورد های لازم بطور دقیق و همچنین پیش بینی ها و برنامه ریزی ها

نحوه ارزیابی ERP
نحوه ارزیابی سامانه های ERP برای هر سازمان وابسته به  شرایط خاص آن سازمان است . بهر حال می توان به مراحلی مشترک در همه سازمانها اشاره كرد :

1. انتخاب و اعطای اختیار به یک گروه ویژه متشکل از کارکنان کلیدی بخشهای مختلف سازمان ، که نیازهای خاص واحدهای سازمانی خود را بطور واقع بینانه با توجه به  جامعیت چنین سامانه ای در نظر بگیرند و در ضمن به اهمیت یکپارچگی و تسهیم اطلاعات در کل سازمان ، و همچنین مدیریت تغییرات واقف باشند  . اعضای گروه هریک از طریق یک نماینده از واحد سازمانی خود با CEO یا مدیریت ارشد سازمان در ارتباط هستند .
2. اعضای گروه باید معتقد به چنین اقدامی بعنوان یک راه حل باشند و نسبت به دلایل و شرایطی  که منتهی به چنین اقدامی شده بخوبی آگاه باشند . همچنین نسبت به آگاه سازی دیگران نیز خود را مسئول بدانند .
3. برآورد کلیه منابع سازمان نیز باید انجام گیرد . زیرا ارزیابی نواحی بحرانی از نظر رشد کسب و کار در سازمان یک ضرورت بشمار می آید . علاوه بر موارد مشترک در همه سازمانها ، عوامل زیر نیز در نظر گرفته خواهند شد :
• کارکنان :  نحوه بهره گیری سازمان از نیروی انسانی خود ، که نقاط قوت و نواحی قابل بهبود را مشخص می سازد .
• فناوری : مشخص کننده زیرساخت فعلی مدیریت اطلاعات  است . برآورد میزان محدودیتی  که زیرساخت موجود فناوری اطلاعات بر رشد سازمان تحمیل نموده ، یک ضرورت بشمار می رود و  هدف گیری نواحی نیازمند بهبودی که در رشد سازمان نقش کلیدی داشته ، نیز بسیار حیاتی است . نتیجه نهایی تصویری از زیرساخت فعلی فناوری خواهد بود و آنچه برای رسیدن به وضعیت مطلوب نیاز دارد . 
• جریان کاری : تحلیل فرایندها و جریانهای کاری سازمان یک مرحله اساسی است . تصمیم گیری های عملیاتی مهم که بطور روزانه و یا همیشگی گرفته می شود شناسایی می شود و نحوه عملکرد این فرایندها در وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب مورد تحلیل قرارمی گیرند . 
• اندازه گیری عملکرد : در این مورد باید مدل کسب و کار و روش های سنجش لازم برای اندازه گیری عملکرد تعریف شوند . بر قراری چنین مقیاسها و روشهای اندازه گیری نه تنها برای تعریف پتانسیل رشد سازمان ، بلکه برای شناسایی مسیر تعالی ، حیاتی است .      
4.  معرفی عوامل اصلی در رسیدن به اهداف سازمان یک اصل مهم است که با شناسایی ملزومات رشد و موفقیت سازمان بعنوان تعیین کننده در انتخاب یک سامانه ERP  امکانپذیر می شود . مراحل موجود عبارتند از :
• تشخیص محدودیتها و مشکلات موجود در کسب و کار ، و همچنین شرایطی که ایجاد محدودیت برای سازمان کند
• شناسایی توانمندی های اصلی سازمان در کسب و کار و بخصوص آنها که سازمان را از رقبای خود متمایز ساخته است
• بررسی توانمندی های شرکتهای تولید کننده این سامانه در موارد  :  نحوه پیاده سازی و استقرار ، پیش بینی و ایجاد قابلیت های  لازم  ، خدمات ، ابزار موردنیاز ،  رضایت مشتری ، و نهایتا  پشتیبانی .
5.  توجه به وجود  قابلیت های مورد نیاز در سامانه در زمان  انتخاب آن
6. همچنین موارد زیر بعنوان معیارهای اساسی انتخاب سامانه ERP در نظر گرفته می شوند :
• آیا سامانه های ERP موجود در بازار را با همان ویژگی ها و قابلیت های موجود باید پذیرفت و سازمان را مطابق آن اصلاح کرد ، و یا آنها را  همسو با شرایط و نیازهای خاص سازمان تغییر داد ؟
• آیا قابلیت مقیاس پذیری لازم در آن پیش بینی شده تا در مواجهه با رشد ناگهانی سازمان بتواند پاسخگو باشد ؟
• آیا همانگونه که قابلیت تنظیم پذیری مورد نیاز برای شرایط ، نیازها و فرایندهای  فعلی در آن بخوبی پیش بینی شده و  وجود دارد ، این قابلیت برای شرایط آینده نیز پاسخگو خواهد بود یا خیر ؟
• آیا انعطاف پذیری لازم درصورت تغییرات احتمالی در زیر ساخت فناوری اطلاعات سازمان در آن پیش بینی شده است یا خیر ؟
• و آیا ویژگی ها و قابلیت های عملکردی مورد نیاز سازمان  هم اکنون درآن موجود و قابل استفاده است یا خیر  ؟  و اگر در حال حاضر موجود  نیست چه مدت زمان برای آن لازم است ؟

مرحله انتخاب ERP
تا این مرحله باید نیازها و شرایط سازمان و همچنین ملزومات عملکردی برای ERP در سطح سازمان مشخص شده باشد . حال باید مراحل ارزیابی و انتخاب نهایی ERP مناسب برای سازمان انجام شود . با برنامه ریزی درست برای مراحل آتی می توان از تاخیرهای هزینه ساز اجتناب کرد . مراحل انتخاب بشرح زیر است  :
• بررسی سامانه هایERP  مناسب برای سازمان
• حذف آنهایی که پاسخگوی نیاز و شرایط سازمان نباشند
• تهیه فهرستي مناسب از فروشندگان ( شامل سه الی پنج مورد )
• برنامه زمانبندی برای نمایش سامانه های انتخاب شده و ارایه ویژگی های آنها بطور دقیق‌تر
• تحقیق در مورد مستندات ارائه شده از طرف شرکت های تولید کننده ERP
• بازدید از شرکت های تولید کننده ERP

قبل از مذاکره برای خرید باید از شرکت تولید کننده ERP نوعی بازدید نظارتی  با توجه به  مواردزیر بعمل آید :

1. این بازدید ، که بسته به وسعت شرکت تولید کننده و مقیاس سامانه انتخاب شده حداکثر سه روز بطول می انجامد ، باید توسط متخصصین شرکت فروشنده برنامه ریزی و هدایت شده باشد . نتایج حاصل از آن را می‌توان در آینده بعنوان راهنمای انتخاب سامانه های نرم افزاری و هم چنین برآورد هزینه پیاده سازی هر نوع ERP مورد استفاده قرار داد .
2. گزارش نهایی به مدیران ارائه می شود و همچنین فازها و هزینه های مربوط به پیاده سازی پایلوت در سازمان مطرح می گردد .
3. پیاده سازی نرم افزار حاوی داده در حالت پایلوت بصورت مشارك زماني (timesharing) انجام می شود  که نیاز به کار زیادی ندارد  ولی در انتخاب اولین بخش های مورد نظر در استقرار واقعی کمک می کند .
4. در نهایت یک برنامه ریزی برای اجرای پروژه همراه با ذکر مسؤلیتهای کارفرما و شرکت حاصل خواهد شد .
و نهایتا سامانه های انتخاب شده توسط گروه به مدیران برای بررسی نهایی و تصمیم گیری معرفی می شوند.

نکات لازم
در دنیای رقابت امروزی هر سازمان به  افزایش اثربخشی و توان خود  برای پایداری می اندیشد که این خود آنها را به سوی سامانه های ERP سوق می دهد . در مورد سازمانهای کوچک و متوسط با توجه به جوانب کار ، مدیر عامل و مدیر مالی باید از ابتدا درگیر کار ارزیابی و انتخاب این سامانه بوده و نکات زیر در نظر گرفته شود:
1. این سامانه در آینده اطلاعات بسیار بیشتری را نسبت به حال در اختیار آنان قرار خواهد داد
2.  بهره وری افزایش می یابد  ، با اینکه احتمالا کار بیشتری ازبرخی کارکنان برای تامین سطح مورد نیاز از اطلاعات لازم خواهد بود .
3. بطور مستقیم و یا غیر مستقیم باعث بهبود فرآیندهای کسب و کارمی شود و حتی تغییراتی را که زمانی تصور آن نمی رفت ، در سازمان موجب خواهد شد .
4. حمایت مدیر ارشد ضروری است و نحوه ارتباط افراد و مدیران درگیر در این کار باید اثر بخش باشد .
5. درگیر بودن مدیر ارشد در پروژه ERP احتمالا وی را در گرداب جزییات غوطه ور خواهد ساخت . بنابراین وجود یک مدیر پروژه با اختیارات کافی برای ارائه مستقیم گزارش های لازم به مدیر ارشد ضروری است .
6. معمولا زمان لازم برای استقرار ERP بیشتر از مقدار برآورد شده و مورد انتظار خواهدبود .
7. سخت افزار مورد نیاز برای استقرار ERP معمولا نیاز به جایگزینی با انواع پیشرفته تر و یا حداقل ارتقا خواهند داشت ، که بنوبه خود سرمایه سنگینی می طلبد .
8. کارکنان بخش پشتیبانی نرم افزاری و سخت افزاری نیاز به آموزش جدی خواهند داشت .
9. هزینه های نامشهود قابل ملاحظه ای در این کار وجود دارد که کمتر از هزینه های مشهود نخواهد بود. مانند :  هزینه های فرصت ، هزینه های دور بودن کارکنان کلیدی از محیط کار و .... غیره .

بنابراین تعجبی ندارد که عملیات ارزیابی و انتخاب ERP  با مسایل و مشکلات قابل ملاحظه ای روبرو است و حجم بالایی ازکار را می طلبد و این در مورد سازمانهای کوچک تا متوسط بیشتر صدق می کند .

به هرحال استقرار چنین سامانه‌اي قابل قیاس با نصب ساده یک نرم افزار ساده مانند میکروسافت آفیس نیست . بهمین دلیل در بسیاری موارد مدیران در اقدام به چنین کاری بعلت نیاز به صرف زمان و نیرو و هزینه زیاد دچار تردید و تاخیر می شوند ، بخصوص در مواردی که  دارای تجربه شکست قبلی باشند ،  و یا حداقل بعلت احتیاط بیش از حد ، دراقدام به اجرای پروژه تا حصول اطمینان از توانایی کافی تعلل می ورزند  .
لیکن آنچه معمولا در نظر گرفته نمی شود هزینه های ناشی از عدم استقرار ERP  است که  با یک تحلیل سود و زیان و برآورد میزان صرفه جویی  حاصل از استقرار چنین سامانه ای ، قابل تخمین است. بنابراین تعلل در انتخاب و استقرار ERP برای هر سازمانی موجب تاخیر در رسیدن به بهره وری و مزیت رقابتی مطلوب است .

منبع: www.relevant.com
ترجمه: زیبا خواجه نوری

کلمات کليدي :